المصروفات مكون رئيسي وعنصر مؤثر في إثبات جودة العملية المحاسبية وتحديد صافي الربح والخسارة في نهاية السنة المالية. من أجل ذلك، كان لا بد من تخصيص هذه المقالة للحديث عن أحد أعمدة إدارة المصروفات ألا وهو سند الصرف. ما تعريفه؟ وكيف يمكن إنشاؤه؟ وما الفرق بينه وبين سند القبض؟ والمزيد في هذا الدليل الشامل.
ما هو سند الصرف؟
سند الصرف Payment voucher، وقد يُطلق عليه كذلك “سند الدفع”، هو “وثيقة يحررها أمين الصندوق بناءً على أمر اعتماد صرف نقدية لصالح مستفيد قد يكون أحد الموردين أو أحد دائني المنشأة، لإثبات موعد وجهة صرف أموال من الخزينة”.
ويُستخدم سند الصرف -سواءً أكان سند صرف نقدي أم شيكات- في حالة الصرف من المؤسسة، وذلك إما بغرض الشراء، أو تسديدًا للذمة المالية، أو لإعطاء سلفة، أو لغير ذلك من الإجراءات المالية. وينبغي أن يكون لسند الصرف ثلاث نسخٍ:
- الأولى: تُقدم للطرف المدفوع له المبلغ.
- الثانية: تُرفق مع الملفات.
- الثالثة: تُدرج في الدفتر وتكون بمثابة نسخة احتياطية.
صيغة وعناصر سند الصرف
صيغة سند الصرف وطريقة كتابته ليست ثابتة، وإنما تختلف من جهة لأخرى. ومع ذلك هناك مجموعة من العناصر والبيانات التي يجب أن تتوافر في أي سند صرف حتى يكون مستوفيًا شروط اعتماده كوثيقة محاسبية. هذه العناصر هي:
- عنوان الوثيقة: سند صرف هو العنوان الذي ينبغي أن يتم ذكره في الأعلى تمييزًا له عن غيره من المستندات المحاسبية.
- رقم سند الصرف: ينبغي ترقيم سندات الصرف التي تصدر عن الخزينة حتى يسهل الرجوع إليها عند المراجعة أو تدقيق الحسابات.
- تاريخ الإصدار: من الضروري تضمين سند الصرف بتاريخ الإصدار.
- اسم الشركة: يتم كتابة اسم الشركة المصدِرة لسند الصرف، وغالبًا ما يُكتب اسم الشركة أعلى يمين الصفحة أسفل الشعار.
- اسم المستلِم: لا بد من توضيح اسم الشخص المصروفة له النقدية، حتى وإن لم يكن له شخصيًا إذا كان مندوبًا عن شركة أو ما إلى ذلك، فلا بد من كتابة اسم الشخص الذي استلم النقدية.
- المبلغ: القيمة المالية بسند الصرف لا بند من ذكرها بالتفصيل أرقامًا وكتابةً.
- رقم الشيك: في حال كان استلام النقدية على هيئة شيك، فينبغي ذكر رقم الشيك.
- سبب الصرف: ينبغي توضيح السبب وراء صرف النقدية.
- توقيع أمين الصندوق: يوقّع أمين الصندوق على أمر الصرف لاعتماده.
- توقيع المستلِم: يوقّع المستلم على سند الصرف لإثبات حصوله على النقدية أو الشيك.
هذه هي العناصر الأساسية التي ينبغي أن تتوافر في أي سند صرف حتى يكون مستوفيًا ومعتمدًا كمستند محاسبي.
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
يعتبر كل من سند الصرف وسند القبض من الوثائق المحاسبية المهمة والضرورية في كل منشأة، حيث يشتركان في هدف رئيسي وهو تسجيل المعاملة المالية ويختلفان في نوع المعالمة التي يتم تسجيلها.
فسند الصرف هو الذي يتم إعداده من أجل إثبات صرف مبالغ نقدية أو شيكات. وعلى ذلك تكون خزينة الشركة في حالة سند القبض دائن، وبالتالي يكون تأثيره على خزينة الشركة بالسلب. أما سند القبض فهو الذي يتم إعداده من أجل إثبات قبض مبالغ نقدية أو شيكات. وعلى ذلك تكون خزينة الشركة في حالة سند القبض مدين، وبالتالي يكون تأثيره على خزينة الشركة بالإيجاب.
ويمكن تلخيص أهم الفروق بينهما على هيئة نقاط فيما يأتي:
- الغرض: سند الصرف يهدف إلى تسجيل المبالغ التي تم صرفها من حساب مالي، بينما يهدف سند القبض إلى تسجيل المبالغ التي تم استلامها في حساب مالي.
- طبيعة الحساب: طبيعة الحساب مع معاملة سند الصرف دائنة، أما مع سند القبض فتعتبر مدينة.
- التأثير على الخزينة: مع سند الصرف تتأثر خزينة الشركة بالسلب، أما مع سند القبض فتتأثر خزينة الشركة بالإيجاب.
- المعلومات: يحتوي سند الصرف على معلومات مثل تاريخ الصرف، والمبلغ المدفوع، واسم المستلِم، وغير ذلك من المعلومات التفصيلية الأخرى. بينما يحتوي سند القبض على معلومات مثل تاريخ الاستلام، والمبلغ المستلَم، وغير ذلك من المعلومات التفصيلية الأخرى.